Segundo uma pesquisa realizada pela Cultura Brasileira, 76% das empresas tomam decisões estratégicas via e-mail. E, em média participam da conversa até 5 pessoas (76%). E, ao contrário do que se acredita, não são trocados dezenas de mensagens. 59% apontam que são tomadas decisões com o envio de até 5 emails e 37% em até dez. Apenas 4% relatam a necessidade de até 20 emails para se chegar a uma resolução.
Segundo a career coach Barbara Pachter, muitos profissionais ainda não sabem, como usar corretamente o e-mail.
Por causa do grande volume de mensagens que estamos lendo e escrevendo, podemos ser mais propensos a cometer erros embaraçosos, e esses erros podem ter sérias conseqüências. Pachter descreve os conceitos básicos da etiqueta de e-mail moderna em seu livro “The Essentials Of Business Etiquette”. Nós removemos as regras mais essenciais que você precisa saber.
1 – Inclua uma linha de assunto clara e direta.
Exemplos de uma boa linha de assunto incluem “Data da reunião alterada”, “Pergunta rápida sobre sua apresentação” ou “Sugestões para a proposta”. “As pessoas geralmente decidem se deseja abrir um e-mail com base na linha de assunto”, diz Pachter. “Escolha um que permita aos leitores saberem que estão abordando suas preocupações ou questões comerciais”.
2 – Use um endereço de e-mail profissional.
Se você trabalha para uma empresa, você deve usar o endereço de e-mail da sua empresa. Mas se você usa uma conta pessoal de e-mail – seja independente ou simplesmente use-a ocasionalmente para correspondências relacionadas ao trabalho – você deve ter cuidado ao escolher esse endereço, diz Pachter. Você sempre deve ter um endereço de e-mail que transmita seu nome para que o destinatário saiba exatamente quem está enviando o e-mail. Nunca use endereços de e-mail (talvez remanescentes de seus dias de ensino médio) que não sejam apropriados para uso no local de trabalho.
3 – Pense duas vezes antes de clicar em ”responda tudo”.
Ninguém quer ler e-mails de 20 pessoas que não têm nada a ver com elas. Ignorar os e-mails pode ser difícil, com muitas pessoas recebendo notificações de novas mensagens em seus smartphones ou mensagens pop-up de distração em suas telas de computador. Abster-se de clicar “responder a todos” a menos que você realmente pense que todos na lista precisam receber o e-mail, diz Pachter.
4 – Incluir uma assinatura.
Forneça ao seu leitor algumas informações sobre você, sugere Pachter. “Geralmente, isso indicaria seu nome completo, título, o nome da empresa e suas informações de contato, incluindo um número de telefone. Você também pode adicionar uma pequena publicidade para si mesmo. Use a mesma fonte, tamanho do tipo e cor como o resto do e-mail, diz ela.
5 – Use saudações profissionais.
Não use expressões descontraídas e coloquiais, como “Ei, vocês,” ou “Olá, pessoal”. “A natureza descontraída de nossos escritos não deve afetar a saudação em um e-mail”, diz ela. “Ei é uma saudação muito informal e geralmente não deve ser usado no local de trabalho. Use oi ou ola em vez disso”. Ela também recomenda não encurtar o nome de qualquer pessoa. Diga “Olá Michael”, a menos que tenha certeza de que ele prefere ser chamado de “Mike”.
6 – Saiba que pessoas de diferentes culturas falam e escrevem de forma diferente.
A falta de comunicação pode facilmente ocorrer devido a diferenças culturais, especialmente na forma de escrita, quando não podemos ver a linguagem corporal uns dos outros. Adapte sua mensagem ao fundo cultural do receptor ou quão bem você conhece. Uma boa regra a ter em mente, diz Pachter, é que as culturas de alto contexto (japonês, árabe ou chinês) querem conhecer você antes de fazer negócios com você. Portanto, pode ser comum que os associados de negócios desses países sejam mais pessoais em seus escritos. Por outro lado, pessoas de culturas de baixo contexto (alemão, americano ou escandinavo) preferem chegar ao ponto muito rapidamente.
7 – Responda aos seus e-mails – mesmo que o e-mail não se destinasse a você.
É difícil responder a todas as mensagens de e-mail enviadas para você, mas você deve tentar, diz Pachter. Isso inclui quando o e-mail foi enviado acidentalmente para você, especialmente se o remetente espera uma resposta. Uma resposta não é necessária, mas serve como boa etiqueta de e-mail, especialmente se essa pessoa trabalha na mesma empresa ou indústria com você.
8 – Verifique novamente se você selecionou o destinatário correto.
Pachter diz que é necessário muita atenção ao digitar um nome do seu catálogo de endereços na linha “Para” do e-mail. “É fácil selecionar o nome errado, o que pode ser embaraçoso para você e para a pessoa que recebe o e-mail por engano”.
9 – Mantenha abas no seu tom.
Assim como as piadas se perdem na tradução, o tom é fácil de interpretar sem o contexto que você obtém de pistas vocais e expressões faciais. Consequentemente, é fácil sair como mais abrupto que você poderia ter pretendido. Você quis dizer “direto”; eles podem entender como “irritados e curtos”. Para evitar mal-entendidos, Pachter recomenda que você leia sua mensagem em voz alta antes de enviar. “Se isso parecer duro para você, isso parecerá severo para o leitor”, diz ela. Para obter melhores resultados, evite usar palavras negativas (“falha”, “errado” ou “negligenciado”), e sempre diga “por favor” e “obrigado”.
10 – Nada é confidencial – então escreva adequadamente.
Lembre-se sempre do que o antigo ex-diretor da CIA, David Petraeus, aparentemente esqueceu, adverte o Pachter: toda mensagem eletrônica deixa uma trilha. “Uma diretriz básica é assumir que outros vão ver o que você escreve”, diz ela, “então não escreva nada que você não quer que todos vejam”. Uma interpretação mais liberal: não escreva nada que seja ruinoso para você ou prejudicial para os outros. Afinal, o e-mail é perigosamente fácil de encaminhar, e é melhor prevenir do que remediar.
